Acum ceva vreme, luam prânzul la terasa unui restaurant, împreună cu un bun prieten, mare președinte de firmă. În timp ce ne savuram berea rece din paharele aburinde, pălăvrăgind despre problemele omenirii, ne întrerupem interesanta discuție pentru că acesta primește un telefon de la cineva din firma pe care, cu onor, o conducea.
În timp ce vorbea, fața a început să i se lumineze, semn că veștile erau bune. L-am întrebat ce s-a întâmplat și mi-a explicat că era pe cale să semneze un contract important pe care-l urmărea de multă vreme și că responsabilul lui de vânzări a stabilit o întâlnire săptămâna viitoare.
Am continuat să-l întreb dacă are de gând să se ducă. Nedumerit, mi-a răspuns că este prezent la toate întâlnirile importante la care se negociază contractele cu valori mari, iar de multe ori se duce singur. Mi-a explicat că, în felul acesta, poate să urmărească în direct ce se întâmplă în timpul negocierii, că poate interveni atunci când responsabilul de vânzări se blochează sau nu știe dacă poate oferi anumite concesii. În felul acesta, pune o anumită presiune pe cealaltă parte pentru a nu amâna închiderea unei înțelegeri. Totodată, prezența lui la întâlnirile de negocieri arată celeilalte părți importanță și respect.
În opinia lui, propria prezență la negocieri duce ca rata de închidere a contractelor să crească.
Ascultându-i cu atenție toate aceste argumente, l-am sfătuit ca, spre binele companiei pe care o conduce, să nu se ducă la următoarea întâlnire. Văzându-i fața mirată și chiar speriată i-am dat următoarele clarificări:
- este important să nu creeze celeilalte părți așteptările unei flexibilități în discounturi și concesii pe care probabil nu le dorește, prin propria prezență. Când de cealaltă parte a mesei se află cineva care ocupă cea mai înaltă poziție ierarhică, te aștepți la concesii serioase. Pentru că poate, că doar de aceea este șef.
- să delege două persoane cu experiență în negocieri care să nu fie intimidate de valoarea contractului în negociere sau de poziția ierarhică a celeilalte părți. În felul acesta, în cazul unui blocaj sau a unor propuneri noi ce schimbă obiectivele negocierii, echipa delegată va putea lua o pauză pentru a se consulta cu el asupra următorilor pași. Cealaltă parte va fi mult mai flexibilă cu o astfel de abordare și nu va face aceeași presiuni ca atunci când la masa de negociere se află cea mai înaltă poziție ierarhică. Că doar.... șeful poate lua orice decizie și nu are nevoie să ceară părerea nimănui. Că doar de aceea este șef! Cu alte cuvinte, presiunea de a închide pe loc de care-mi vorbea, se poate întoarce împotriva lui.
- să stabilească împreună care sunt elementele de negociat, care sunt limitele sub care este mai sănătos să nu închizi înțelegerea. Cu alte cuvinte, care sunt limitele sub care se produc pierderi dacă ar încheia înțelegerea. Să stabilească care sunt concesiile și ce vor cere în schimbul acestora în timpul negocierii. În acest fel, va putea păstra controlul negocierii fără să fie prezent la negociere și se va feri de propriile concesii exagerate pe care ar fi tentat să le folosească atunci când limitele sunt stabilite mental, fără o analiză serioasă.
Acestea fiind zise, ne-am continuat berea și discuția despre problemele lumii și ale omenirii, fără să am certitudinea că l-am convins în vreun fel.
Peste aproximativ o săptămână, am primit un telefon și o voce veselă m-a întâmpinat de cealaltă parte a mobilului meu. Era prietenul meu, care semnase contractul mult dorit și, spre mirarea mea, mi-a spus că după multe răzgândiri, nu s-a dus la întâlnire și mi-a urmat sfatul, pentru care îmi mulțumește. Mi-a explicat că la un moment dat și-a refăcut calculele și era dispus să mai dea 6% discount, dar că în final echipa lui s-a descurcat foarte bine fără această concesie suplimentară. L-am întrebat ce ar fi făcut dacă ar fi fost prezent la negociere. A râs și nu mi-a dat un răspuns, dar îl bănuiam. Nu v-am spus eu? Șeful dă, pentru că poate.
De-a lungul experiențelor mele de negociere din poziția cea mai înaltă a organizației, s-a întâmplat de multe ori să fiu întâmpinat de cealaltă parte cu următoarea frază: A venit șeful cel mare deci sigur ne vom înțelege. Psihologic, cream celeilalte părți așteptări pe care nu mi le doream. Deveneam o găină bună de jumulit, pentru că se așteptau să am autoritatea de a da discounturi mai mari decât un responsabil de vânzări.
Deci, dragi manageri de top, abțineți-vă să participați la negocieri. Urmăriți-le de pe banca de rezerve, ca toți antrenorii dechipelor performante de fotbal.