negocierea prin email.jpg

Noua realitate – negocierea pe email

Publicat: iun. 05 , 2020
Autor: Cătălina Barbu

Criza actuală a schimbat multe obiceiuri. Printre acestea, modul în care oamenii negociază. Pe lângă întâlnirile pe diverse platforme de comunicare, negocierile față-în-față au migrat și către schimbul de emailuri. Iată câteva recomandări pentru a vă mări eficiența în astfel de situații.

  1. DEZVĂLUIREA INFORMAȚIILOR

Există 2 stiluri în care oamenii preferă să primească și să prelucreze informația:

a. privire de ansamblu (direct, condensat, bullet points, fără detalii)

b. în amănunt (cu detalii și povești)

Tu ai un stil, oponentul poate avea stilul celălalt. De aceea, alege să comunici în stilul celuilalt, dacă-l cunoști. Când nu îl știi, nu te duce în zona ta de confort (nu adopta stilul propriu) ci alege să FII SUCCINT. Atunci când emailul e „prea lung” din punctul celuilalt de vedere, negocierea se va opri.

  1. TIMPUL

Folosește timpul pentru a structura așteptările celorlalți.

Poți ACCELERA sau poți ÎNCETINI ritmul negocierii (al schimburilor de emailuri). De regulă, cel care trimite se așteaptă la un răspuns rapid. Atenție, rapid nu înseamnă instant! Distanțează-te pentru a căpăta perspectivă. Dirijează discuția structurând așteptările,  determinând astfel ritmul care-ți este favorabil. Pune întrebări pentru a descoperi zonele de flexibilitate ale celuilalt.

       3.TONUL

Are impact asupra încrederii reciproce a părților. Emailul, ca mediu de comunicare, este „SURD”. Vocea din capul tău (cea cu care vorbești când scrii emailul) poate fi prietenoasă, influențată fiind de mediul tău înconjurător, care, probabil, este unul propice negocierii.  Ține cont de faptul că celălalt poate fi înconjurat de un mediu mai stresant. L-ai putea jigni – fără intenție – din cauza mediului în care se află. 

Tonul se află în „urechea” celui care ascultă. (La fel cum frumusețea se află în ochii celui care privește!). Evită să trimiți mesaje cu conținut „delicat”, sensibil, sau care conțin nuanțe ce pot fi interpretate diferit.

  1. CUVINTELE

Alege-ți cu grijă vocabularul. Fii atent la semnalele pe care le-ai putea da (cuvinte nuanțatoare de genul „în jur de”, „aproximativ”, „nu cred că este posibil...”). Folosește aceste expresii doar dacă dorești să transmiți că ești flexibil. Atenție, „scripta manent”!.

  1. REACȚIA EMOȚIONALĂ

Dacă primești un email care-ți provoacă o reacție emoțională, nu răspunde imediat. Ia o pauză de câteva ore, înainte de a răspunde, iar în acest răstimp analizează toate fațetele problemei. Mai ales când ai tendința să devii emoțional, nu folosi „reply all”. Negociatorii abili își controlează emoțiile și își păstrează calmul.

Ține cont de reacția emoțională a celuilalt, cu toții avem DECLANȘATORI – e o trăsătură umană. De aceea îți recomandăm să FII CURIOS: ce se află în spatele emoției?  Pune o întrebare care te va ajuta să afli. Nu adresa o listă întreagă de întrebări, căci îți vor răspunde doar la ce le convine. 

În concluzie, un scurt rezumat al recomandărilor noastre:

  1. Dezvăluirea informațiilor – într-un mod clar și succint
  2. Timpul – dirijează ritmul discuției
  3. Tonul – evită schimbul de emailuri de pe poziții combative
  4. Cuvintele – caută semnale de flexibilitate
  5. Reacțiile emoționale – fii curios, apoi acționează

În completare, vă prezentăm două idei care sunt general valabile în comunicarea pe email.

Prima dintre acestea: emailul – din start – nu este un mediu de comunicare adecvat pentru crearea „raport”-ului, poziționării propice în relaționare. Fii atent de aceea la cuvintele folosite de celălalt: folosește adjective? Atunci este perfect posibil să fie în căutarea unei conectări emoționale. 

A doua idee: în email fii concis. Întocmește un sumar, făcând referire la documentele pe care le atașezi. În aceste documente folosește cât de multe cuvinte poți pentru a explica termenii juridici, termenii tehnici, etc. Asigură-te că totul e bine documentat și „legat”, că toate aspectele au fost agreate. Nici o înțelegere nu e cu adevărat solidă înainte de a se fi obținut acordul tuturor pe toate aspectele discutate. 

Dă un telefon: „Te rog uite-te cu atenție pe ce-am scris în contract. Dacă n-am prins tot, dacă mi-a scăpat ceva, sau poate e ceva ce n-am înțeles bine, te rog corectează-mă.”

 Chiar dacă va trece criza de sănătate, noi credem că negocierea pe email va căpăta o pondere din ce în ce mai importantă în peisajul post–Covid. Iată de ce vă recomandăm să testați genul acesta de idei și să le adaptați la propriul vostru stil.


SHARE

FotografulTAU-7282.jpg

About the author:

Cătălina Barbu
Experiența mea în afaceri a început în poziții de vânzări și marketing. În 2004 am co-fondat o firmă în domeniul serviciilor de mercantizare pe care am condus-o până în 2014, când m-am alăturat echipei Leadder, o companie care furnizează servicii premium în domeniul educației de afaceri. În prezent sunt consultant Scotwork în negociere și facilitez programe de dezvoltare managerială și leadership.

Read more about Cătălina Barbu

More posts by Cătălina Barbu

Citește articole pe blog:

Coșmarul lui Boris Johnson - Negocierile Multilaterale  

După cum știm, UK a decis să iasă din Uniunea Europeană începând cu ianuarie anul acesta, anul 2020 fiind dedicat negocierii condițiilor de ieșire din blocul comunitar. Acum 6 luni, primul ministru Boris Johnson sărbătorea Brexit, descriind Marea Britanie ca fiind Superman-ul comerțului global. La începutul lunii februarie, domnul Johnson dădea startul unor negocieri multilaterale, numindu-le Măreț Joc de Șah multidimensional, cu speranța de a încheia cât mai multe acorduri comerciale cu cei mai importanți parteneri comerciali nonUE, într-un timp record. Ce s-a întâmplat după 6 luni în negocierile cu cei mai importanți parteneri ai Marii Britanii - SUA, China și Uniunea Europeană?

Cele mai recente Tweet-uri:

Scotwork România
Șoseaua Nordului 96Z
Sector 1, Bucureşti
014104
România
(+40) 721 262 058
info@scotwork.ro
Urmărește-ne
award 1.jpg
award 2.jpg
Scotwork CPD 2020