În fiecare an, în cadrul sondajului Scotwork - Achizitori / Furnizori, îi întrebăm pe achizitori „Ce aspecte ale procesului dumneavoastră de cumpărare s-au schimbat în ultimul an?”. Interesant este că un lucru a scăzut constant în ultimii ani: utilizarea RFP-urilor (Request for Proposal sau, mai simplu, Cererea de Ofertă). Nu au dispărut, dar sunt emise cu o frecvență mai mică decât în trecut. Cu aceasta, te poate surprinde să afli ce fac achizitorii mai mult în schimb și cum reacționează furnizorii.
Am efectuat primul nostru sondaj Achizitori / Furnizori în 2017. În sondajul respectiv și în fiecare dintre cele care au urmat, achizitorii au fost întrebați dacă folosesc cereri de ofertă. În 2017, aproape 84% dintre aceștia au raportat că le-au folosit. Până în 2020, acest număr scăzuse la 72%. Aceasta reprezintă o scădere de 14% în doar 3 ani.
O parte din această scădere ar putea fi atribuită pandemiei. În această perioadă, întreruperea lanțului de aprovizionare a fost cea mai frecventă problemă care a afectat achizițiile. Prin urmare, este posibil să nu fi existat timp, dorință sau nevoie pentru a emite Cereri de ofertă. S-ar putea presupune că achizitorii au vrut să fie mai prompți și au mers cu furnizorul care le-ar putea satisface nevoile. Cu toate acestea, scăderea utilizării RFP a început înainte de pandemie.
În special, în aceeași perioadă, furnizorii au răspuns la tot mai puține oferte de preț. În 2017, mai mult de 75% dintre vânzători au raportat că vor răspunde la 50% sau mai mult din cererile de ofertă primite, peste 57% răspunzând la 75% sau mai mult din cererile de ofertă. Până în 2020, doar 56% dintre vânzători au răspuns la 50% sau mai mult din cererile de ofertă primite și doar 40% au răspuns la 75% sau mai mult dintre cereri. Aceasta este o scădere dramatică pe toate fronturile.
Deci, dacă Achizitorii nu folosesc RFP-urile la fel de des și Furnizorii nu răspund la mai multe dintre RFP-urile pe care le primesc, atunci ce fac Achizitorii mai mult acum în procesul de cumpărare decât în trecut? Când le-am adresat această întrebare, cele mai importante răspunsuri au fost:
- Petrec mai mult timp cercetând și evaluând soluții (52%)
- Folosesc mai multe resurse pentru cercetarea și evaluarea furnizorilor (50%)
- Petrec mai mult timp pentru negocieri cu vânzătorii / furnizorii (46%)
- Efectuează mai multe analize de ROI (41%)
Datele noastre sugerează că, atunci când vine vorba de aprovizionare, a existat o schimbare de ambele părți ale ecuației. Furnizorii sunt mai selectivi în ceea ce privește Cererile de ofertă la care răspund, iar Achizitorii devin mai strategici în procesul de cumpărare. Pe baza datelor, iată ce ponturi propun pentru ambele categorii:
- Cunoaște-ți criteriile de succes. Dacă se utilizează mai mult timp și resurse pentru a evalua soluțiile, furnizorii și rentabilitatea investiției, atunci este imperativ să înțelegem cum arată succesul. Aceasta înseamnă că Achizitorii trebuie să știe cum arată un angajament de succes (nu doar care trebuie să fie cel mai bun preț). Înseamnă, de asemenea, că Furnizorii trebuie să petreacă mai mult timp înțelegând nu doar ce este succesul pentru cumpărător, ci și motivele și motivatorii pentru care cumpărătorul chiar are nevoie de vânzător.
- Pregătește-te cu adevărat să negociezi (nu o mima). Nu vorbim doar despre petrecerea a două minute pregătindu-te înainte de întâlnire - vorbim despre o pregătire adecvată. Acest lucru înseamnă alinierea tuturor părților interesate din organizația ta, analizarea tranzacțiilor din trecut, repetarea și practicarea abordării tale și o varietate de alte bune practici de pregătire a negocierii. Rezultatul tranzacției va fi o reflectare directă a cât de bine v-ați pregătit.
- Fii mai transparent și mai curios. Procesul de achiziție devine tot mai sofisticat. O parte din această evoluție se referă la evaluarea a ceea ce știm, astfel încât să putem diminua riscul a ceea ce nu știm. Zilele de reținere sau ascundere a informațiilor sunt în spatele nostru. Achizitorii și Furnizorii care au încredere unul în celălalt și pot lucra mai colaborativ își vor da seama nu numai că întregul proces de cumpărare este mai rapid, dar și că își pot crea oferte mai valoroase unul pentru celălalt în acest proces.
Se spune că: „Nu cea mai puternică specie supraviețuiește, ci cea mai adaptabilă la schimbare.” Dacă poți să recunoști tendințele și să te adaptezi, vei fi pe cale să supraviețuiești următoarei evoluții a afacerii.
Te putem ajuta să te adaptezi la un proces de cumpărare mai sofisticat.
În ultimii ani, ai observat probabil că Cererile de ofertă (RFP) au scăzut ca număr. Furnizorii sunt mai selectivi în ceea ce privește RFP-urile la care răspund, iar Achizitorii devin mai strategici în procesul de cumpărare. Întrebarea este: cum poți avea succes, indiferent de ce parte a mesei de negocieri te-ai găsi? Noi te putem ajuta! Bazându-ne pe 45 de ani de experiență în negocieri din lumea reală, te vom ajuta să obții oferte mai bune, să economisești timp și să creezi valoare pentru toți cei implicați - ca să nu mai vorbim de păstrarea și chiar consolidarea relațiilor. Lasă-ne un mesaj, descrie-ne ce speță de negociere ai, iar unul dintre consultanții noștri te va contacta. Astfel, te asiguri că ai o viziune de ansamblu asupra negocierii tale.
Articol scris de Brian Buck pentru Scotwork US, tradus și adaptat de Andrei Vasile pentru Scotwork România.