Săptămâna trecută m-am întâlnit cu un prieten, Director General la o firmă industrială cu peste 100 de angajați. Acesta m-a rugat să îl ajut să găsească o soluție pentru a-și fideliza furnizorii. De ce? Pentru că problemele pe care le are cu anumiți furnizori care nu respectă în totalitate condițiile asumate prin contract, spre exemplu au întârzieri în livrări sau loturile nu sunt uniforme calitativ, produc întârzieri în tot lanțul de generare de plus-valoare astfel încât, în final, apar problemele cu clienții. O temă generoasă și care merită o opinie atât din punct de vedere al negocieri, cât și din perspectiva sistemelor de management, pentru că, așa cum spunem la Scotwork, negocierea ne poate ajuta să schimbăm atât oameni, cât si organizații.
Relațiile cu furnizorii
În primul rând, o companie nu este doar o entitate izolată care poate să lucreze complet independent și să fie competitivă în piață fără parteneri externi și furnizori. Orice furnizor contribuie la crearea de valoare adăugată, la fel cum o fac și echipele sau departamentele interne, în procesul de satisfacere a clientului final. Un furnizor este o echipă ce își desfășoară activitatea într-o entitate din afara companiei, dar el poate avea o influență majoră asupra performanțelor și productivității din companie – la fel ca echipele interne. Altfel spus, orice companie are două tipuri de furnizori: furnizori externi (Furnizorii) și furnizori interni (Angajații). Dacă suntem de acord că atât furnizorii cât și angajații sunt verigi importante în procesul de creare a plus-valorii, atunci este evident că succesul afacerii depinde atât de relațiile pe care le avem cu angajații, cât și cu furnizorii. Dacă, în ceea ce privește relațiile cu angajații, există procese de management bazate pe obiective implementate în multe companii, în ceea ce privește relațiile cu furnizorii, cele mai multe dintre companii nu au un sistem de management al furnizorilor bazat pe obiective.
Greșeala numărul unu în Achiziții
Greșeala numărul unu pe care o fac cele mai multe companii este aceea că nu au un proces de management al furnizorilor. Ce vreau să spun cu asta? Din discuțiile pe care le-am purtat cu persoane din diverse companii și industrii, am aflat câteva răspunsuri la întrebarea „Cum măsurați performanța furnizorilor?”:
- Cele mai multe companii spun că managementul furnizorilor este bazat pe cost. Aceasta înseamnă că de fapt monitorizează prețul. Foarte rar este implementat un sistem care să conducă la costul total (pentru că întotdeauna sunt multe alte costuri asociate) pe care compania îl are cu respectivul furnizor.
- Alte companii spun că sistemul de management al furnizorilor se bazează pe performanța în livrări, ceea ce înseamnă că au un sistem intern de măsurare a livrărilor și că pot atenționa furnizorii ori de câte ori apar probleme.
- Sunt și companii care spun că nu au un sistem de management al furnizorilor, dar au întotdeauna un furnizor de rezervă care să îi ajute atunci când au nevoie. Ușor de înțeles că, în această situație, e aproape imposibil să faci analiza costurilor cu furnizorii.
În companiile industriale, costul cu furnizorii externi reprezintă 60-70% din cifra de afaceri, iar costul cu angajații este de circa 15% din cifra de afaceri.
Managementul furnizorilor prin obiective
Dacă, în organizație, sistemul de management prin obiective stabilite împreună cu angajații (furnizorii interni) este eficient, de ce nu am extinde aceeași abordare și către furnizorii externi?
Procesul prin care achizitorii și furnizorii își stabilesc obiective comune, definesc care sunt responsabilitățile fiecăruia și rezultatele așteptate și folosesc aceleași metode de monitorizare a progresului, poate fi asimilat sistemului de management prin obiective aplicat celor două entități.
Aici intervine negocierea. Pentru că acest proces este esența procesului de negociere în opt pași pe care îl propune Scotwork. Astfel, părțile intră în negociere cu obiective clare și ajung la o înțelegere cu un plan de implementare bine definit, plan care le aduce beneficii asemănătoare cu cele ale sistemului intern de management prin obiective:
- Monitorizarea activităților conform planului de implementare transformă abordarea din una reactivă (management de criză), într-una proactivă (management de proces/rezultate).
- Facilitează controlul progresului. Aceasta ne permite să măsurăm continuu progresul conform cu standardul stabilit de comun acord și să identificăm împreună ariile de flexibilitate.
- Asigură o programare realistă și eficientă a producției în toate entitățile din lanțul de valoare.
- Acționează ca o forță motivațională, pentru că părțile lucrează la atingerea acelorași obiective.
- Asigură posibilitatea de a calcula costul total pentru fiecare furnizor încă din etapa negocierii acordului, ca urmare a analizei tuturor elementelor ce fac parte din înțelegere.
- Încurajează dezvoltarea parteneriatelor pe termen lung.
Între timp, a devenit evident care a fost cursul discuției cu prietenul meu. O să închei cu mențiunea că negocierile cu unul dintre furnizori, fie el intern sau extern, vor influența, fără doar și poate, negocierile pe care urmează să le purtăm sau pe care le-am purtat deja cu alți furnizori. Abordarea acestor negocieri în funcție de priorități, precum și implementarea unui sistem de management al relațiilor cu furnizorii sunt cheia pentru a deveni o organizație de succes și un partener de cursă lungă dorit de jucătorii din piață.