E ceva ce aud adeseori, nu doar la cursurile de negociere ci și la programele de dezvoltare managerială.
Pentru cei mai mulți dintre managerii cu care lucrez, totul se petrece în viteza a cincea. Agende pline, liste cu sarcini care nu încap într-un singur ecran de laptop, așteptări mari...
Greu de ținut pasul cu toate. Toți își doresc să fie mai eficienți și să poarte negocieri care să dureze mai puțin, dar nu în detrimentul valorii acordurilor finale.
„N-am suficient timp” se pare că ar fi explicația pentru aproape orice, de la motivul pentru care oamenii nu se pregătesc în vederea negocierilor, până la încheierea unor acorduri suboptime.
În realitate, lipsa de timp nu-i musai să fie un obstacol atât de mare pe cât ni-l imaginăm. Probabil că ne dorim să-i reducem impactul, iar asta presupune un oarecare efort. În negocieri, la fel ca în management, e nevoie să fim disciplinați.
Așadar, iată mai jos câteva sugestii despre cum ai putea economisi timpul în negocieri, ca să poți obține acorduri valoroase, fiind mai eficient.
Fă-ți timp pentru a-ți pregăti negocierile
Stabilește-ți în avans care sunt prioritățile pentru săptămâna, respectiv ziua următoare, adică să faci ceea ce contează cu adevărat pentru a-ți atinge obiectivele de business, și alege să spui „nu” acelor activități care nu se află pe lista de priorități.
Apoi programează-ți un calup de timp dedicat pregătirii negocierii. Dacă nu-ți faci timp să te pregătești, fii pregătit să-ți irosești timpul.
Oricât de bun negociator ai fi, când improvizezi, nu faci altceva decât să te joci de-a ghicitul. O bună pregătire înseamnă să ai un obiectiv și un plan pentru a ți-l atinge.
Din studiile noastre reiese că pentru fiecare minut petrecut în pregătire, poți economisi între 4 și 10 minute în timpul negocierii.
Comunică veștile proaste de la început
Aceste vești proaste îmbracă o multitudine de forme și, de cele mai multe ori, e vorba despre ceva ce tu nu poți face.
Ți-ar conveni să petreci o grămadă de timp ca să negociezi, pentru ca abia spre final ceilalți să afle că tu nu poți face exact acel lucru care pentru ei este un dealbreaker? Sigur că nu.
Atunci dezvăluie acea informație cât de devreme poți. Nu e mai bine să afli din start dacă în acea situație este posibilă încheierea unui acord?
Noi recomandăm să structurezi așteptările celorlalți de la început, spunându-le ce nu puteți face, dar și unde sunteți flexibili, ca să știe că sunteți dispuși să lucrați pentru un acord. Dacă nu vor dori să continue negocierea, cel puțin nu ați pierdut timpul.
Spune-le celorlalți ce vrei
Și fii pregătit să nu primești absolut tot ce le ceri. Deseori în negocieri oamenii nu dezvăluie ce doresc, forțându-i astfel pe ceilalți să ghicească.
Pe lângă dezamăgiri, rezultatul este și un consum inutil de timp. E ca în jocurile cu bătălii navale, atunci când încerci să ghicești ce vrea celălalt.
De ce să-i lași să ghicească? E foarte bine să le spui celorlalți ce vrei, îți vei crește șansele de a obține acele lucruri. Doar nu le spune și cât de mult ți le dorești :)
Fii curios cu adevărat în legătură cu partea cealaltă
Folosește timpul din prima parte a negocierii pentru a-ți manifesta interesul veritabil pentru ceilalți: pune întrebările potrivite și ascultă activ răspunsurile pentru a le înțelege interesele, prioritățile, îngrijorările, constrângerile.
Află ce-i motivează, ce-și doresc, cum ar arăta un acord de succes pentru ei, cum i-ar putea ajuta acel acord, ce-ar însemna pentru ei eșecul negocierii, și tot așa.
Cu cât vei fi mai veritabil interesat de ceilalți, cu atât vei afla mai multe informații despre ei, informații pe care le vei putea folosi la construirea unor propuneri realiste și acceptabile (mult mai bune decât ghicitul), iar aceste propuneri te vor duce la acorduri valoroase.
Fă rezumate și recapitulează frecvent
La cursurile noastre, mare parte din studenți menționează sumarizarea ca fiind unul dintre instrumentele valoroase de folosit în negociere.
În vâltoarea discuțiilor sărim de la un subiect la altul și pur și simplu uităm despre ce-am discutat sau care au fost lucrurile pe care le-am agreat și pierdem pe drum o serie de detalii.
Din cauza asta e nevoie să petrecem timp suplimentar pentru a reveni asupra acelor subiecte. Ai putea evita acest consum suplimentar de timp în mod simplu, clarificând toate informațiile atunci când le primești și cu ajutorul rezumatelor regulate.
Un sumar bun este clar și concis. Asigură-te frecvent că toți sunteți pe aceeași pagină și ferește-te să amesteci sumarul cu noi propuneri. Fă un rezumat clar înainte de finalul fiecărei întâlniri, apoi asigură-te că toți participanții primesc acel sumar în scris, chiar înainte de a te ridica de la masă. Astfel, vei evita să pierzi timp cu eventuale abordări revizioniste.
Dacă vrei să fii mai eficient în negocieri fără a simți presiunea timpului, fii disciplinat și aplică sfaturile de mai sus. Pe termen lung vei economisi mult mai mult timp decât ai investit aplicându-le.
-----------
Oamenii au din ce în ce mai multă nevoie să fie mai eficienți, pe măsură ce presiunile și așteptările de tot felul cresc, iar timpul pe care-l avem la dispoziție este limitat.
Dacă știi pe cineva care se plânge că nu are timp suficient în negocieri, recomandă-i programele de negociere Scotwork.
Având aproape 50 de ani de experiență cumulată în negocieri, vă putem sprijini să economisiți timp generând valoare pentru toate părțile implicate și să obțineți acorduri mai bune care să aibă ca rezultat nu doar menținerea bunelor relații cu partenerii de afaceri, ci chiar să ducă la întărirea acestora.